5 recomendaciones básicas sobre SharePoint es algo que debes saber antes de plantearte realizar ningún proyecto en SharePoint y que te puede servir de gran ayuda si estás comenzando en este mundillo.
Si estás aquí, seguramente sea porque estás empezando con SharePoint y quieres saber un poco más sobre él. Por ello, te recomiendo que te pases por este post de Microsoft en el que entenderás qué es SharePoint y para qué se utiliza.
A continuación te daremos 5 consejos a la hora de utilizar SharePoint. Estos consejos te pueden servir de gran ayuda de cara a resolver problemas simples, o no tan simples, en un futuro.
5 recomendaciones básicas sobre SharePoint
Diferencias entre una lista y una biblioteca de documentos
Por un lado, las listas de SharePoint se utilizan para almacenar datos. Lo ideal cuando creamos una lista es enfocarla a algo en concreto. Por ejemplo podemos tener una lista llamada Inventario en la que almacenamos todas las camisetas que tenemos disponibles con sus tallas y colores.
Por otro lado, las bibliotecas de documentos son carpetas en las cuales podemos almacenar, crear y actualizar todo tipo de archivos que necesitemos. Como por ejemplo, podemos tener una biblioteca en la cual se almacenen todos los informes mensuales de nuestro inventario.
Podemos observar a grandes rasgos que las listas almacenan datos y las bibliotecas almacenan archivos.
Usar formularios de Power Apps
Todos sabemos que SharePoint trae por defecto un formulario para crear o modificar ítems en el que nos aparecen todos los campos que están disponibles de un ítem pero no son muy visuales y puede ser que queramos cambiar esto.
Para ello Microsoft dispone de una herramienta llamada Power Apps con la que podremos personalizar más a fondo nuestro formulario y además tendremos la posibilidad de añadirle nuevas funcionalidades como podemos ver en nuestro post de cómo actualizar un ítem de lista de SharePoint al crear otro con Power Apps.
Usar Power Automate
Cuando estamos empezando en el maravilloso mundo de SharePoint no dejaremos de escuchar hablar de Power Automate. Power Automate nos permitirá automatizar nuestro trabajo en SharePoint y nos ayudará a tenerlo todo sincronizado.
Es muy importante comenzar a utilizar Power Automate cuando estamos empezando, ya que nos ayudará muchísimo a reducir, sobre todo, nuestra carga de trabajo.
Si quieres conocer las 5 recomedaciones básicas de Power Automate, puedes pasarte por nuestro post.
Diferencia entre sitio de comunicación y sitio de grupo
A la hora de crear un sitio en SharePoint se nos ofrecen dos posibilidades: crear un sitio de comunicación o crear un sitio de grupo, pero ¿qué es esto?
Un sitio de comunicación es un lugar en el que podremos compartir noticias, estados, datos, archivos o cualquier otro tipo de información de forma atractiva.
En el caso de elegir un sitio de grupo nos permitirá estar conectados con el resto del equipo, ya que podremos compartir y colaborar en las listas o aplicaciones en las que trabajamos día a día.
Gestionar los permisos
Una gran forma de tener nuestro sitio seguro es gestionar los permisos de los usuarios que van a trabajar en él, de forma que solo tengan acceso a los recursos con los que van a trabajar.
Por defecto, SharePoint nos ofrecerá tres grupos distintos:
- Propietarios. En este grupo, los usuarios podrán administrar todo el proyecto al completo.
- Visitantes. Los usuarios que se encuentren en este grupo podrán leer toda la información del sitio.
- Colaboradores. Los colaboradores podrán crear, actualizar, eliminar y gestionar las versiones de nuestro sitio.
Si quieres saber más a fondo cómo funcionan los permisos de SharePoint, puedes pasarte por este post de Microsoft y echarle un vistazo.
¿Qué te han parecido nuestras 5 recomendaciones básicas sobre SharePoint? ¿Echas en falta algo?
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