Unas recomendaciones sobre los permisos de SharePoint nunca vienen mal, ya que cuando comenzamos en el mundo de SharePoint nos llama muchísimo la atención el tema de los permisos, debido a que esto nos brinda muchas posibilidades a la hora de gestionar nuestro sitio. En SharePoint existen varios tipos de permisos y cada uno se utiliza para un rol diferente.
Estos permisos los podemos encontrar en la Configuración del sitio:
Cuando vayamos a empezar a trabajar con estos permisos que nos brinda SharePoint para gestionar nuestro sitio debemos tener muy claro para que sirve cada uno, ya que es muy probable que tengamos en mente los tres siguientes tipos de permisos:
- Lectura.
- Lectura y escritura.
- Lectura, escritura, creación y eliminación de listas, gestión de permisos…
Estos tres tipos de permisos pueden darnos a pensar que los roles que les tenemos que aplicar respectivamente son los siguientes:
- Leer.
- Editar.
- Control total.
Asignando esos tres roles y asignando a las personas que queramos a cada uno de ellos pensaremos en lo fácil que es esto de asignar permisos en SharePoint pero…¿estáis seguros de haberlos asignado correctamente y de la forma más óptima?
A continuación os daremos una serie de recomendaciones para empezar a gestionar los permisos de SharePoint.
Recomendaciones sobre los permisos de SharePoint
Crear grupos de usuarios
Una forma muy fácil de gestionar nuestros permisos es creando grupos de usuarios. Así, cuando debamos eliminar o añadir un usuario a un rol específico, solo tendremos que quitarlo o añadirlo en el grupo. Esto nos puede suceder cuando a nuestro sitio acceden personas de administración, otras personas de IT…
Cada grupo tendrá unos permisos específicos en todo el sitio y se nos hará muy complicado ir lista por lista por ejemplo quitando o añadiendo usuarios, ya que seguramente se nos pase alguna. Este problema lo solucionaríamos gestionando nuestros permisos por grupos de usuarios.
Rol de colaborar
Cuando queremos que una persona lea datos de nuestras listas y pueda añadir nuevos elementos a ellas, seguramente se nos pase por la cabeza que el rol idóneo para esta persona es el de Editar. Si queremos que esta persona cree/elimine listas, bibliotecas… ese será nuestro rol elegido.
Sin embargo, si lo que queremos es que este usuario solo pueda añadir o eliminar elementos de la lista utilizaremos el permiso de Colaborar, ya que le permitirá cumplir esta función pero no podrá crear/eliminar bibliotecas, listas…
Romper permisos
Seguramente hayamos pensado en otorgar unos permisos específicos en una lista o biblioteca y nos haya surgido la duda de si esto es posible. Me alegra comunicaros, de que sí, es posible. Para ello solo deberemos romper los permisos de la lista en concreto y asignarle los permisos únicos de esa lista desde la Configuración de la lista.
Comprobar permisos
Tras haber creado nuestros grupos de usuarios, gestionado nuestros permisos del sitio y haber roto los permisos en algunas listas, nos podemos preguntar si hemos realizado bien la gestión y si un usuario tiene los permisos que debe tener.
Para ello podemos comprobar los permisos de nuestro usuario y salir de dudas sin ningún tipo de problema como explicamos en nuestro post sobre Cómo comprobar permisos en SharePoint
¡Esperamos que te hayan servido estas recomendaciones! ¿Tienes alguna pregunta? ¡Contáctanos!
